Skab dit projekt

Illustrationen her viser, hvordan vejen kan se ud fra idé til realisering af en event. Vi har opdelt processen i forskellige temaer og indsamlet en masse gode råd og værktøjer bl.a fra Frontløberne i Aarhus og KulturSkaberne i Københavns Kommune. Du kan også finde mange nyttige links, som kan komme dit kulturprojekt til gode. Gå på opdagelse ved at klikke på de forskellige overskrifter og få mere at vide.

X

Idéudvikling

KulturSkaberne har samlet en række idéudviklingsteknikker, som alle er lette at gå til. En god og grundig idégenerering er en god måde at påbegynde sit arbejde på, da det er fundamentet, som former resten af projektet.

Teknikkerne er hentet eller i høj grad inspireret af bogen “Creative office – 55 genveje til den geniale idé”, skrevet og kreeret af Torben Gammelgaard & Lars Andreas Pedersen.

I dette hæfte, kan du finde forskellige metoder til at udvikle og lege med din projekt-idé: http://kulturskaberne.dk/wp-content/uploads/2012/06/Id%C3%A9udviklingsteknikker-%E2%80%93-KulturSkaberne.pdf
X

Projektbeskrivelse og planlægning

Når du har besluttet dig for, hvordan dit kulturarrangement skal udformes, er det tid til at lave en projektbeskrivelse. Formålet med en projektbeskrivelse er at blive helt klar på, hvad dit projekt indeholder, hvem der får gavn af det og hvordan du vil føre det ud i livet.

Øv dig i at svare kort og præcist på de overordnede spørgsmål. På den måde bliver du bedre til at sælge din idé.

Det er en god idé at bruge tid på at sætte projektbeskrivelsen flot op – evt. med billeder og illustrationer, det understøtter dine pointer og idéer. Hvis der er kræset for projektbeskrivelsens rammer, tager modtageren også bedre imod indeholdet: Din idé. Det er desuden meget normalt at man har en intern og en ekstern projektbeskrivelse. I den interne projektbeskrivelse kan du skrive de planer og idéer ned, som du ikke er parat til at dele med omverden, før de er endelig besluttet.

Download en skabelon til projektbeskrivelse HER
X

Frivillige

Flere hænder kan naturligvis løfte mere end du vil kunne gøre alene. Derfor kan det være en god idé, at engagere andre frivillige – fx familie, venner og bekendte – i dit projekt. Hvis I er flere, som går sammen om projektet, er det vigtigt at I:

1) Fordeler roller og opgaver imellem jer.
Forskellige folk har forskellige egenskaber. Nogle er gode til at få idéer, andre er gode til at planlægge, nogle er gode til at forhandle og få tingene til at ske, mens andre er gode til at få samarbejdet til at fungere. Derfor er det en god idé at være opmærksom på deltagernes styrker, når man skal fordele projektets opgaver i gruppen.

Det er vigtigt at blive enige om, hvem der har ansvar for de forskellige arbejdsområder og holder et overblik over de forskellige opgaver, der hører under dem. Det er ikke ensbetydende med, at de skal lave alting indenfor området, men de har i sidste ende ansvaret for at opgaverne bliver løst.

2) Afstemmer jeres forventninger til projektet og projektarbejdet.
For at undgå gnidninger og konflikter internt i organisationen, er det en god idé at hele gruppen sætter ord på hvad de forventer af hinanden og hvad sig selv. Tag en runde i gruppen, hvor alle svarer på følgende spørgsmål:

• Hvad forventer jeg at bidrage med og få ud af?
• Hvilke opgaver forventer jeg at varetage?
• Hvilke forventninger forventer jeg at andre varetager?

Husk de to grundregler for at arbejde med frivillige:
1) Husk at belønne de frivillige (ros, merchandise, fri bar eller andet)
2) Husk at de frivillige ikke skal have udgifter eller besvær med arbejdet

X

Tilladelser og bevillinger

Når du skal afholde dit arrangement i samarbejde med KulturSkaberne, er det vigtigt at undersøge, om dit arrangement indebærer, at du skal søge tilladelser eller bevillinger. Det er vigtigt, at dit kulturprojekt opfylder alle lovmæssige krav – ellers kan arrangement lukkes ned. Vi har derfor samlet en række links til nogle af de tilladelser og bevillinger, som man oftest søger i forbindelse med et kulturarrangement.

Gladsaxe Kommune
På kommunens hjemmeside kan du søge tilladelse til at bruge offentlige veje, pladser og parker til dit arrangement.

Beredskab Øst
Foregår dit arrangement indendørs med mange mennesker i ét rum? Bruger du ild, gas eller el i forbindelse med for eksempel madlavning? Så skal dit arrangement godkendes af brandmyndighederne. Det er meget forskelligt, hvilke krav der stilles til sikkerheden ved det enkelte arrangement, men en god dialog tidligt i forløbet sikrer, at du ikke bliver nødt til at lukke arrangementet på dagen på grund af manglende sikkerhedshensyn.

Københavns Vestegns Politi
Hvis du vil servere alkohol i forbindelse med dit arrangement, kan du søge om en alkoholbevilling hos politiet. Vær særlig opmærksom på, at hvis bevillingen bliver givet, så bliver du blandt andet holdt ansvarlig for, at der ikke udskænkes alkohol til personer under 18 år, samt at de drikkevare, der bliver serveret, er beskattet efter dansk lovgivning.

KODA
Hvis du spiller musik under dit arrangement – både live og indspillet musik – skal du betale en afgift til organisationen KODA, som varetager musikernes rettigheder for brug af musikken. Prisen for brug af musik afhænger blandt andet af, hvor mange mennesker der er til stede til arrangementet, om der er billetindtægter i forbindelse med en koncert og hvor lang tid du bruger musikken. KODA har faste takster for al brug af musik, men det kan være svært at finde rundt i, første gang man skal benytte musik til ens arrangement. Det bedste er derfor at ringe til KODA – de rådgiver gerne om brugen af musik til netop dit arrangement.

Det kan være svært at finde rundt i, hvilke tilladelser og forholdsregler man skal være opmærksom på, og der kan være andre tilladelser, som du skal være opmærksom på, end dem der er samlet her. Tag derfor en snak med KulturSkaberne om, hvad dit projekt kræver - vi hjælper dig gerne med at få et overblik.
X

Fundraising og Sponsorer

Man kan godt lave kultur-projekter uden at have nogle penge, og nogle kulturskabere vil oven i købet mene, at det er et sjovt og udfordrende benspænd, at klare sig uden. Omvendt åbner det op for mange flere muligheder, hvis der er nogle penge afsat til projektets gennemførelse.
Der findes mange forskellige puljer og fonte, som yder økonomisk støtte til kunst og kultur-projekter, og KulturSkaberne hjælper dig gerne med din ansøgning.

Offentlige støttemuligheder

I Gladsaxe kommune er der fx Initiativpuljen, hvor man kan søge et engangsbeløb til opstart og etablering af nye kulturelle grupper. Klik HER

En anden mulighed er De Kulturelle Udviklingsmidler, som til gengæld kræver at dit kulturprojekt ligger i tråd med Gladsaxe Kommunes Kultur-, Fritid- og Idrætspolitik. Læs mere HER

Du kan også se en liste over generelle kunst og kultur-fonde på Københavns kommunes hjemmeside. Klik HER

Private sponsorer

En anden mulighed er, at få en eller flere sponsorer, som støtter projektet økonomiske eller kan bidrage med de produkter de forhandler. Det er, ifølge Frontløberne, lettere at få ”materialespons” end kolde kontanter - og ALT kan skaffes.

Mulighederne er særligt gode, hvis sponsoren kan se en direkte forbindelse mellem sit produkt og dit projekt. Tænk over hvad du kan tilbyde til gengæld og hav nogle gode argumenter parat når du tager kontakt til mulige sponsorer. Det kunne fx være, at sponsoren får sit firmanavn på plakaten eller på de invitationer, du sender ud.
X

Låne udstyr og lokaler

Telefonfabrikken – hvor KulturSkaberne har base – rummer mange forskellige muligheder hvad angår lokaler og udstyr. Vi har:

• Store og små rum
• Værksteder beregnet til kreativ udfoldelse
• En stor sal med plads til 150 gæster
• Et stort køkken
• Grønne områder
• En café med scene
Flere af lokalerne har projektorer, lyd og lys-udstyr, scenepodier, forstærkere og meget mere.

Desuden vil KulturSkaberne gerne agere netværk for dig, og hjælpe dig med at finde det rette lokale til dit event, fx i et af kommunens biblioteker, skoler eller idrætsanlæg.

X

Gøre reklame

Reklame handler om at gøre omverden opmærksom på dit kultur-projekt og gøre folk interesserede i at deltage. Generelt kan man sige: jo mere reklame jo bedre. Det skal helst være helt umuligt for din målgruppe at undgå dit budskab.
De mest almindelige metoder er:

• Internettet – både hjemmesider og facebook
• Plakater og flyers
• Pressen
• Mund til mund – budskabet spredes gennem netværker.
• Merchandise
• Events og oplevelser

Afhængigt af, hvem din målgruppe er, vil der dog være mere eller mindre oplagte steder at reklamere. Fx er der ikke så mange unge der læser den lokale ugeavis, men til gengæld er størstedelen af dem på Facebook, så det er en god idé at reklamere for eventet der. Flyers og plakater skal også hænges op netop dér, hvor din målgruppe befinder sig.
Prøv også at få pressen til at formidle dit projekt. Det er en af de hurtigste og billigste måder at få udbredt dit budskab og kan fungere som en blåstemplet anbefaling af dit arrangement. Her er dit arrangement nemlig blevet filtreret af professionelle og fundet interessant og værd at bruge tid på.
Find gode råd om pressemeddelelser HER
X

Afvikling

Afviklingen er altid det sjoveste men også den mest kaotiske fase i projekttarbejdet. Her skal der for alvor koordineres og du og din gruppe skal forberede jer selv og hinanden på hvordan opgaven skal løftes. Jo bedre I er forberedte jo mere selvstændigt og effektivt kan I hver især arbejde.
Der er 3 faser i gennemførelsen:

• Produktionsfasen – hvor alt projektets indhold bliver produceret, klargjort, samlet, stillet op osv.
• Afviklingsfasen – Hvor publikum endelig får lov at opleve resultatet af projektet
• Oprydningsfasen – hvor det hele bliver pillet ned og smidt ud og lånte ting afleveres tilbage.

Lav en produktionsplan, afviklingsplan og oprydningsplan og fordel opgaverne. Skriv selv de mindste opgaver på, som fx hvem henter kaffen.
Se et eksempel HER

Husk:
• At sørge for mad og drikke til dig og din arbejdsgruppe.
• Vær gode til at opdatere og hjælpe hinanden med jeres opgaver
• Nyd dig / jeres resultat!